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××市旅游局外收發(fā)人員對收文簽收、啟封后，將《××市林業(yè)局關于申報市級旅游風景區(qū)的函》徑送局辦公室王主任。王主任在公函空白處寫到：“建議××處與××處共同辦理復文，報請劉××局長閱批。”劉局長閱畢擬辦意見，用鉛筆圈閱，以示同意。承辦單位遂開始辦理復文。
王主任對擬好的文稿進行審核。劉局長隨即在“發(fā)文稿紙”的簽發(fā)欄內簽批：“擬同意發(fā)出。劉××，××××年×月×日”。文稿交付文印室打印。校對文稿時，王主任突然發(fā)現(xiàn)遺漏了重要事項，于是又對文稿作了相應補充。隨后，繕印、校對、蓋印，然后按規(guī)定程序正式向外發(fā)出文件。